Es la ley que establece la obligación que los responsables de ficheros o de su tratamiento han de cumplir para garantizar el derecho a la protección de datos de carácter personal de los individuos. Deben seguirla tanto organismos públicos como privados.

El responsable de un fichero o de su tratamiento es la entidad, persona u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales. Este debe velar que se cumplan una serie de requisitos y que se apliquen determinadas medidas de seguridad en función del tipo de datos que posean. Con este control se busca evitar que mediante el tratamiento de los datos se pueda disponer de información sobre individuos que afecte a su intimidad, derechos fundamentales y libertades públicas.

Las sanciones LOPD previstas para infracciones por acción u omisión son muy elevadas. Por ejemplo una falta leve como declarar un fichero a la AGPD es de 60.000 €. Las multas pueden llegar hasta los 600.000 € en el caso de una cesión de datos sin consentimiento. Por ejemplo cuando se ceden listados con todos los datos de empleados o clientes, que pueden ser voluntariamente vendiéndolos o involuntariamente por tirarlos a la basura.

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“Hands off”, sin manos, es un término nuevo que se está popularizando en Europa en los procedimientos de destrucción confidencial para sintetizar una práctica tradicional como es el evitar la manipulación de la información sensible. En Destrupack tenemos muy arraigado ese proceso y por eso desde el año 2005 solo trabajamos con camiones de destrucción in-situ que cuenten con los medios técnicos necesarios para garantizar al cliente la máxima seguridad posible. Además en nuestras plantas de trituración se sigue escrupulosamente este criterio.

Cuando tenga que decidir o revisar quien gestiona la trituración confidencial de su entidad piense en que estamos ansiosos de presentarles nuestra oferta para que pueda valorarla, que está será siempre “hands off”.

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Son sus documentos. Es su reputación lo que está en juego. El hecho de que contrate a un tercero para que le maneje, transporte y/o destruya su documentación no le evitará recibir las consecuencias de un incidente. Son sus documentos. Es su responsabilidad y por eso debe ser consecuente con sus decisiones. Pongamos un ejemplo si se sube al taxi de un kamikaze y este circula a 200 km/h quizás podrá demandarle, pero conseguirá muy poco en ese intento. En cambio si sufren un accidente las repercusiones pueden ser fatales para usted, o aunque solo le vean sus clientes subido en él ya estará usted en entredicho.

No olvide que legalmente su entidad es la responsable de la información que hay en sus documentos y que para sus clientes o usuarios lo importante es sentirse protegidos y efectivamente seguros. Nunca podrá justificar que se decisión en gestión confidencial se basó en un precio barato.

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“¿Si usted quiere tomar café con leche para desayunar se compraría una vaca?”

Este es el ejemplo que le puso un prestigiosos economista en El Hormiguero (La Sexta TV) para ridiculizar las inversiones que se hacen muchas veces por falta de criterio en muchos aspectos de la vida. Para él es incoherente hacer una gran inversión inicial y mucho mantenimiento cuando un producto o servicio se puede comprar con facilidad a un precio razonable. Muchas veces se incurren en gastos por desconocimiento o por falta de criterio objetivo. Para que queremos una vaca, por muy bonita y agradable que sea, si lo único que necesitamos es su leche, y además nos evitamos los problemas que lleva aparejados.

Lo mismo ocurre con la destrucción documental, si se puede tener un excelente servicio a un precio variable y razonable, no es necesario invertir en costosas máquinas de trituración, con el mantenimiento que llevan, el tiempo que requiere su manejo, la responsabilidad de vaciar su residuo, con averías, etc. y que además sin control del procesos, ni otras garantías. Tras un buen análisis la mayoría de empresas en los países avanzados optan por la externalización. Por algo será.

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¿Ve las diferencias entre las dos fotografías?

Ya sabe que no es lo mismo [[destrucción confidencial de documentación]] que “destrucción de documentación confidencial”. El orden de las palabras es muy, muy importante.

Nosotros destruimos de una manera segura cualquier documentación y lo hacemos con rigurosos procesos de confidencialidad, auditados externamente y con las máximas garantías de seguridad. En cambio otros se limitan a destruir documentación confidencial sin demasiadas explicaciones. Si lo hacen de una manera segura o no solo nos enteraremos cuando ya sea demasiado tarde, y seguramente será muy difícil responsabilizarles con las graves consecuencias para usted.

Un camión abierto, sin ningún control, pasado de peso, con escasa seguridad… Escasos medios, cajas sueltas, carretillas sin cierres. Personal con escasa formación, sin clausulas de confidencialidad, sin credenciales ni uniforme, etc. Si esto es lo que usted puede ver ¿cómo será lo que no ve? Sabe cuando lo triturarán, está convencido del tamaño de partícula, con qué tipo de maquinaria, donde, qué medidas adoptarán para prevenir riesgos, quien tendrá acceso a sus documentos, quien controla que cumplan sus promesas … A nuestra competencia le hace falta algo más que voluntad para convertirse en expertos en nuestro negocio.

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Los problemas aparecerán, aunque muchos son evitables. Nuestro trabajo es prevenir su aparición y minimizar su impacto. De hecho nos dan la oportunidad de aprender, son una lección y un reto motivador.

El problema no son los problemas, sino el tiempo y los recursos que necesitaremos para resolverlos. Invertir en seguridad nos permitirá avanzar más en los objetivos globales de la verdadera actividad de nuestra entidad, al no malgastar en solucionar problemas que se podían haber evitado.

Debemos centrar nuestra energía en desarrollar nuestra actividad principal de la mejor manera posible, no en lidiar con problemas menores.

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Cuando le hablen de destrucción asegúrese de contratar una empresa con maquinaria tecnológicamente adecuada, profesional, y no con “aficionados” con equipos inadecuados.

Muchas empresas hablan de destrucción confidencial y simplemente han optado por una solución eventual y de poca inversión para hacer una prospección de negocio y ver si pueden captar un determinado volumen de clientes. Comprar una máquina destructora grande, e incluso ponerla sobre un camión, no significa tener un [equipo de destrucción de gran capacidad]. Solo una inversión considerable y con equipos de alta gama se puede garantizar a los clientes destrucción confidencial al 100% porque es económicamente rentable el rendimiento persona/hora y porque se asegura una destrucción sin supervisión ni manipulación de la documentación.

Confíe en expertos porque la seguridad de su organización debe estar ejecutada por profesionales de confianza.

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Todos vemos frecuentemente como los documentos que contienen datos personales, confidenciales o secretos son manejados alegremente y posteriormente arrojados a la basura normal (urbana o específica de papel).

Como integrante del proceso, o simplemente como observador de la irregularidad, debemos ser responsables y advertir de la importancia de un correcto procedimiento para que sean destruidos de una manera segura y que no puedan ser “interceptados” por algún desaprensivo. Nadie se queda tranquilo con su conciencia se ve un niño sin cinturón de seguridad, un motorista sin casco, un cirujano sin mascarilla, un barco sin salvavidas, etc. ¿Por qué entonces premitimos impasibles que documentación confidencial circule sin control hasta ser reciclada?

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Aprovéchese de nuestro servicio gratuito de recogida de pilas para nuestros clientes. Usted puede ayudar al medio ambiente y a la sostenibilidad de nuestro entorno facilitando la recogida de pilas y consiguiendo que estas no contaminen nuestro planeta.

Hemos conseguido un acuerdo para que todas las pilas usadas que recojamos sean tratadas y gestionadas a coste cero. Nosotros nos encargamos del transporte de recogida, del almacenamiento y posterior traslado hasta la planta de tratamiento.

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Lo más barato es comprar un pequeño destructor, enchufarlo en un rincón y servirá para justificarnos cuando nos pregunten. Pero la realidad es que nadie lo usa, por lo tanto no sirve de nada porque no nos protege realmente. Se atasca, el recipiente del papel siempre está lleno, se tarda mucho en preparar la documentación sacando grapas, encuadernaciones, etc., destruyendo es muy lento y si delegas a alguien esa tarea este se aburre y se lo encarga al menos responsable de la organización que será quien lea la documentación secreta o confidencial mientras lo hace.

Cuando el trabajo lo realizan profesionales se aprecia la diferencia y si además su coste es rentable, la organización ahorra. ¿Se ha preguntado cuanto le cuesta el tiempo que dedica personal de formación media/alta a tareas no eficientes para su trabajo?

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