“Hands off”, sin manos, es un término nuevo que se está popularizando en Europa en los procedimientos de destrucción confidencial para sintetizar una práctica tradicional como es el evitar la manipulación de la información sensible. En Destrupack tenemos muy arraigado ese proceso y por eso desde el año 2005 solo trabajamos con camiones de destrucción in-situ que cuenten con los medios técnicos necesarios para garantizar al cliente la máxima seguridad posible. Además en nuestras plantas de trituración se sigue escrupulosamente este criterio.

Cuando tenga que decidir o revisar quien gestiona la trituración confidencial de su entidad piense en que estamos ansiosos de presentarles nuestra oferta para que pueda valorarla, que está será siempre “hands off”.

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Son sus documentos. Es su reputación lo que está en juego. El hecho de que contrate a un tercero para que le maneje, transporte y/o destruya su documentación no le evitará recibir las consecuencias de un incidente. Son sus documentos. Es su responsabilidad y por eso debe ser consecuente con sus decisiones. Pongamos un ejemplo si se sube al taxi de un kamikaze y este circula a 200 km/h quizás podrá demandarle, pero conseguirá muy poco en ese intento. En cambio si sufren un accidente las repercusiones pueden ser fatales para usted, o aunque solo le vean sus clientes subido en él ya estará usted en entredicho.

No olvide que legalmente su entidad es la responsable de la información que hay en sus documentos y que para sus clientes o usuarios lo importante es sentirse protegidos y efectivamente seguros. Nunca podrá justificar que se decisión en gestión confidencial se basó en un precio barato.

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Una nueva furgoneta se ha sumado a nuestra flota. Un vehículo con menor consumo, más potencia y mayores prestaciones. Innovaciones mecánicas y tecnológicas que se traducen en ahorro de combustible y en cambios de aceite más duraderos (hasta los 45.000 km).

No están los tiempos para gastar, pero si para invertir y por eso seguimos incrementando el número de vehículos para dar servicio a nuestros clientes. Preocupándonos para que estos sean cada vez más rentables, eficientes y seguros con el medio ambiente.

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Londres ha sido el lugar donde nos hemos reunido los profesionales del sector. Como es habitual con enorme éxito y como corresponde quejándonos de la crisis y de la lentitud en la toma de decisiones políticas en Europa. Los implicados seguimos comparando mercados y particularidades de cada país. Pero cada vez nos damos cuenta que España está más lejos de los estándares europeos, que nuestras leyes no se cumplen, que los interlocutores que intervienen en el sector de la destrucción confidencial están en otra categoría, por llamarlo de alguna manera. Qué difícil es explicar la dura realidad española, y que incomprensible resulta para los países del norte comprender la situación actual de España. Como ejemplo decir que Destru[Pack] dispone de los 2 únicos camiones de destrucción de gran capacidad en España y que una sola empresa en el Reino Unido cuenta con 88 como los nuestros y hay en ese mercado más de 200 camiones similares con 60 millones de habitantes.

Nuestra pregunta es ¿Cómo podemos conseguir estar a los niveles que nos corresponde?

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“¿Si usted quiere tomar café con leche para desayunar se compraría una vaca?”

Este es el ejemplo que le puso un prestigiosos economista en El Hormiguero (La Sexta TV) para ridiculizar las inversiones que se hacen muchas veces por falta de criterio en muchos aspectos de la vida. Para él es incoherente hacer una gran inversión inicial y mucho mantenimiento cuando un producto o servicio se puede comprar con facilidad a un precio razonable. Muchas veces se incurren en gastos por desconocimiento o por falta de criterio objetivo. Para que queremos una vaca, por muy bonita y agradable que sea, si lo único que necesitamos es su leche, y además nos evitamos los problemas que lleva aparejados.

Lo mismo ocurre con la destrucción documental, si se puede tener un excelente servicio a un precio variable y razonable, no es necesario invertir en costosas máquinas de trituración, con el mantenimiento que llevan, el tiempo que requiere su manejo, la responsabilidad de vaciar su residuo, con averías, etc. y que además sin control del procesos, ni otras garantías. Tras un buen análisis la mayoría de empresas en los países avanzados optan por la externalización. Por algo será.

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Según un reciente estudio presentado el 21 /09/2011 y realizado por la Asociación Profesional de la Privacidad de Castilla La Mancha entre 200 empresas ubicadas en el polígono  Capollano en Albacete, el 95 % incumplen la Ley de Protección de Datos en un estudio simplemente documental.

Según la asociación APCLM si en lugar de un estudio se hubiera tratado de una inspección la Agencia de Protección de Datos habría recaudado alrededor de 6 millones de euros, ya que del total de las infracciones cometidas el 70 % están catalogadas como graves o muy graves y sus sanciones oscilan entre 40.001 € y 600.000 €. Además el 95 % de las infracciones se derivan de la mala praxis de las empresas prestadoras del servicio de Protección de Datos, que se acogen a prácticas fraudulentas para obtener bonificaciones de la Fundación Tripartita, y se busca “la protección de datos a coste cero” de consultores poco cualificados.

Entre los errores más comunes, el 97 % de las empresas presentan déficits en la documentación; no cumplen los aspectos mínimos exigidos por el Reglamento o están utilizando normativa derogada como la del Real Decreto 994/1999 de 11 de Junio que ha sufrido importantes cambios.

Por ejemplo en el 90 % en la Web no está disponible la información del Aviso Legal o La Política de Privacidad conforme al Art.10 de La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico. El 85 % no hay compromisos de confidencialidad de los empleados, etc.

Tal como señala Paola Redecilla experta en Derecho de Protección de Datos “Estos datos son perfectamente extrapolables al conjunto del tejido empresarial español. Desgraciadamente no existe cultura de protección de datos y las empresas asumen unas contingencias muy elevadas que pueden llevarlas incluso a la quiebra”.

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Son datos de una investigación independiente encargada por NAID Europe durante junio y julio de 2011 en Madrid. Tal como me hizo en Toronto y como, se hará el próximo mes, en Londres.

NAID encargo a una agencia de detectives que revisara la basura del contenedor municipal (publico) de 50 localizaciones donde organizaciones representativas depositan sus desperdicios. Los datos “espectaculares”: un 72 % de las entidades demuestran que no gestionan correctamente la información confidencial de sus usuarios o clientes. El 100% de las oficinas gubernamentales, el 75% de las entidades financieras, el 50% de los centros médicos, etc.

Falta concienciación, no existe una sistemática en las organizaciones, los empleados no son sensibles de la importancia de manejar documentación confidencial y de las graves consecuencias que esto puede suponer. Listados de cuentas corrientes con nombres, DNIs, saldos… Informes médicos completos, incluso de niños. CVs con anotaciones y nóminas. Documentación destruida en tiras pero fácilmente recomponible. Balances y documentación oficial muy sensible. Miles de documentos extremadamente confidenciales al alcance de cualquiera en contenedores de basura con las repercusiones que pueden castigarnos a todos por la irresponsabilidad de gente en la que confiamos. Nadie queda impune ante estas evidencias.

¿Servirá este estudio para que alguien empiece a cambiar y a hacer las cosas bien…?

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¿Ve las diferencias entre las dos fotografías?

Ya sabe que no es lo mismo [[destrucción confidencial de documentación]] que “destrucción de documentación confidencial”. El orden de las palabras es muy, muy importante.

Nosotros destruimos de una manera segura cualquier documentación y lo hacemos con rigurosos procesos de confidencialidad, auditados externamente y con las máximas garantías de seguridad. En cambio otros se limitan a destruir documentación confidencial sin demasiadas explicaciones. Si lo hacen de una manera segura o no solo nos enteraremos cuando ya sea demasiado tarde, y seguramente será muy difícil responsabilizarles con las graves consecuencias para usted.

Un camión abierto, sin ningún control, pasado de peso, con escasa seguridad… Escasos medios, cajas sueltas, carretillas sin cierres. Personal con escasa formación, sin clausulas de confidencialidad, sin credenciales ni uniforme, etc. Si esto es lo que usted puede ver ¿cómo será lo que no ve? Sabe cuando lo triturarán, está convencido del tamaño de partícula, con qué tipo de maquinaria, donde, qué medidas adoptarán para prevenir riesgos, quien tendrá acceso a sus documentos, quien controla que cumplan sus promesas … A nuestra competencia le hace falta algo más que voluntad para convertirse en expertos en nuestro negocio.

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Los problemas aparecerán, aunque muchos son evitables. Nuestro trabajo es prevenir su aparición y minimizar su impacto. De hecho nos dan la oportunidad de aprender, son una lección y un reto motivador.

El problema no son los problemas, sino el tiempo y los recursos que necesitaremos para resolverlos. Invertir en seguridad nos permitirá avanzar más en los objetivos globales de la verdadera actividad de nuestra entidad, al no malgastar en solucionar problemas que se podían haber evitado.

Debemos centrar nuestra energía en desarrollar nuestra actividad principal de la mejor manera posible, no en lidiar con problemas menores.

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La empresa de gestión confidencial de documentación segura Destru[Pack] tras pasar la última auditoría en Julio de 2011 obtuvo la certificación ISO 9001:2008 acreditando internacionalmente el cumplimiento de la norma de gestión de calidad.

La certificación asegura que la tarea que se realiza diariamente se hace con total profesionalidad para que los usuarios tengan la certeza de que la empresa cuenta con una herramienta de confianza y de calidad inspeccionada regularmente por auditores expertos y externos que la avalan.

La aplicación de la presente política de calidad también permite prevenir problemas, evitar errores y desarrollar mejoras de forma continua en la organización. Basándose en 8 principios de gestión de calidad fundamentales para la buena gestión empresarial :

• Orientación al cliente
• Liderazgo
• Participación del personal
• Mejor continua
• Enfoque basado en procesos
• Enfoque del sistema para la gestión
• Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

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